Choć Kodeks pracy nie wskazuje wprost formy prowadzenia dokumentacji powypadkowej, obowiązujące regulacje de facto utrwalają model analogowy. Tymczasem postępująca cyfryzacja procesów kadrowych skłania do refleksji nad zasadnością utrzymania tej formy.
Z punktu widzenia pracodawców przeniesienie dokumentacji powypadkowej do postaci cyfrowej oznaczałoby istotne uproszczenie procesów organizacyjnych. Elektroniczne protokoły powypadkowe, rejestry wypadków oraz załączniki (takie jak zdjęcia, szkice czy oświadczenia świadków) mogłyby być gromadzone w jednym, spójnym systemie. Ograniczałoby to ryzyko zagubienia dokumentów, skracało czas ich sporządzania oraz ułatwiało archiwizację, której okresy wynikają wprost z przepisów Kodeksu pracy. Dodatkowo cyfryzacja sprzyjałaby standaryzacji dokumentów oraz automatycznej kontroli ich kompletności.
Korzyści dostrzegalne byłyby również po stronie instytucji państwowych. Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy sądy pracy uzyskałyby szybszy i bardziej uporządkowany dostęp do dokumentacji, co usprawniłoby postępowania kontrolne oraz orzecznicze. W tym kontekście warto odwołać się do Rozporządzenia Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2019 r., które dopuściło możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Skoro ustawodawca uznał cyfrową formę akt osobowych za równoważną papierowej, analogiczne podejście mogłoby zostać zastosowane do dokumentacji powypadkowej.
Cyfrowa forma dokumentacji wpisywałaby się także w cele państwowej polityki cyfryzacji, poprawiając jakość danych statystycznych dotyczących wypadkowości oraz umożliwiając ich szybszą analizę. Dane te mogłyby stanowić cenne źródło informacji przy projektowaniu działań prewencyjnych i legislacyjnych.
Podsumowując, choć obecne regulacje, w tym Rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r., opierają się na tradycyjnym modelu dokumentowania wypadków przy pracy, doświadczenia wynikające z cyfryzacji dokumentacji pracowniczej pokazują, że zmiana ta byłaby korzystna zarówno dla pracodawców, jak i administracji publicznej. Wymagałoby to jednak jednoznacznej interwencji ustawodawczej, która zrównałaby formę elektroniczną z papierową także w obszarze dokumentacji powypadkowej.
Maciej Ptaszyński
Prezes Zarządu
Polska Izba Handlu
Z punktu widzenia pracodawców przeniesienie dokumentacji powypadkowej do postaci cyfrowej oznaczałoby istotne uproszczenie procesów organizacyjnych. Elektroniczne protokoły powypadkowe, rejestry wypadków oraz załączniki (takie jak zdjęcia, szkice czy oświadczenia świadków) mogłyby być gromadzone w jednym, spójnym systemie. Ograniczałoby to ryzyko zagubienia dokumentów, skracało czas ich sporządzania oraz ułatwiało archiwizację, której okresy wynikają wprost z przepisów Kodeksu pracy. Dodatkowo cyfryzacja sprzyjałaby standaryzacji dokumentów oraz automatycznej kontroli ich kompletności.
Korzyści dostrzegalne byłyby również po stronie instytucji państwowych. Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy sądy pracy uzyskałyby szybszy i bardziej uporządkowany dostęp do dokumentacji, co usprawniłoby postępowania kontrolne oraz orzecznicze. W tym kontekście warto odwołać się do Rozporządzenia Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2019 r., które dopuściło możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Skoro ustawodawca uznał cyfrową formę akt osobowych za równoważną papierowej, analogiczne podejście mogłoby zostać zastosowane do dokumentacji powypadkowej.
Cyfrowa forma dokumentacji wpisywałaby się także w cele państwowej polityki cyfryzacji, poprawiając jakość danych statystycznych dotyczących wypadkowości oraz umożliwiając ich szybszą analizę. Dane te mogłyby stanowić cenne źródło informacji przy projektowaniu działań prewencyjnych i legislacyjnych.
Podsumowując, choć obecne regulacje, w tym Rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r., opierają się na tradycyjnym modelu dokumentowania wypadków przy pracy, doświadczenia wynikające z cyfryzacji dokumentacji pracowniczej pokazują, że zmiana ta byłaby korzystna zarówno dla pracodawców, jak i administracji publicznej. Wymagałoby to jednak jednoznacznej interwencji ustawodawczej, która zrównałaby formę elektroniczną z papierową także w obszarze dokumentacji powypadkowej.
Maciej Ptaszyński
Prezes Zarządu
Polska Izba Handlu
