Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa zarządzanie sprzedażą staje się coraz trudniejsze - obejmuje więcej obszarów, wymaga szybszego działania i obsługi większej ilości zamówień. Jeśli do tego dochodzi zaostrzająca się konkurencja, to paradoksalnie zamiast pomnażać swoje zyski wraz ze wzrostem, firma może zacząć borykać się z kłopotami, a nawet spowolnieniem swojej działalności i stratami finansowymi.
W takiej sytuacji klucz do sukcesu tkwi w zmianie sposobu zarządzania, które w rozwijających się organizacjach nie jest już możliwe bez silnego wsparcia ze strony narzędzi informatycznych. Trudno dyskutować z koniecznością posiadania takiego oprogramowania. Jeśli go nie wdrożymy, prędzej czy później stos papierów i brak przepływu informacji w firmie skutecznie zastopuje każde, nawet najmniejsze przedsiębiorstwo.
Wybór aplikacji wspomagającej zarządzanie małym lub średniej wielkości przedsiębiorstwem stanowi nie lada problem dla znacznej grupy kadry zarządzającej. Główną barierą jest brak specjalistycznej wiedzy na ten temat. Najczęściej wyboru dokonuje sam przedsiębiorca, podejmując decyzję w oparciu o intuicję lub kierując się sugestiami znajomych. A w tym przypadku najważniejsza jest trafna decyzja, podparta fachowymi informacjami. Skoro chcemy aby oprogramowanie było dobrą inwestycją, musimy zastanowić się, jakie potrzeby, wymagania i problemy ma aktualnie nasza firma.
Kolejnym krokiem jest analiza możliwości naszej firmy, co w praktyce sprowadza się do dwóch kwestii: oceny możliwości finansowych oraz określenia odpowiedniego przedziału czasowego. W tym miejscu należy ustalić, czy zmiany jakie wprowadzamy będą polegały tylko na jakościowej i funkcjonalnej zmianie samego oprogramowania czy też chcemy zmienić coś więcej w firmie, np. strategię, kulturę pracy, itp.
Zakup kompleksowych narzędzi informatycznych dla firmy oraz wewnętrzne zmiany z tym związane mogą wydawać się kosztowne ale jest to wydatek jednorazowy, który może pozwolić na bardziej elastyczne działania spółki na rynku, wydajniejszą pracę personelu, pracę w trybie ciągłym, wyższą jakość oferty przy zachowaniu bieżących kosztów, itp. Tutaj bardzo przydaje się określenie strategii rozwoju w dłuższych okresach czasowych: 1 rok, 2 lata, 5 lat. Wieloletnie doświadczenie wskazuje, że dobre oprogramowanie wykona za nas większość prac administracyjnych związanych ze zmianami, poprzez wymuszenie takiej a nie innej specyfiki i trybu organizacji pracy.
W przedsiębiorstwach, których pracownicy pracują w terenie, warto zastanowić się nad wdrożeniem systemów mobilnych. Do niedawna tego typu systemy dostępne były tylko dla największych firm zatrudniających setki przedstawicieli handlowych i dysponujących bardzo dużymi budżetami na narzędzia wspomagające zarządzanie. Obecnie oprogramowanie mobilne oferowane jest także dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą wyposażyć handlowców w przenośne komputerki z zainstalowaną aplikacją biznesową za rozsądną cenę.
Aplikacje mobilne wpływają na redukcję kosztów działalności. Obniżają się koszty komunikacji pomiędzy centralą a handlowcem, zminimalizowana zostanie szeroko pojęta biurokracja, polegająca na wsparciu przedstawiciela handlowego informacją (wydruki, faksy, telefony, itp.). Zmniejszy się również ilość nietrafnych decyzji, usprawni natomiast windykacja. Ponadto przedsiębiorstwo może stać się bardziej konkurencyjne, dzięki podniesieniu jakości obsługi klienta.
Sprawne funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa wcale nie musi wiązać się z problemami w zarządzaniu, spadkiem rentowności, ani w rezultacie konkurencyjności. Klucz do sukcesu tkwi w zmianie myślenia, wykorzystaniu nowoczesnych technologii i narzędzi, bez których firmy nie dałyby rady sprostać wymaganiom współczesnego rynku. Systemy wspierające sprzedaż w organizacji to inwestycja, która bardzo szybko się zwraca i równocześnie usprawnia całość działania przedsiębiorstwa.
Michał Gutowski,
Menedżer programu WA-PRO Sprzedaż i Magazyn WF-Mag w firmie Asseco Business Solutions
