Dodatkowy koszt w tym momencie stanowić będzie wynagrodzenie księgowej. Do nich właśnie swoją ofertę kierują biura rachunkowe, których ulotki wciskane są przy drzwiach wejściowych do niemal każdego urzędu skarbowego, czy urzędu statystycznego. Zlecając prowadzenie księgowości do biura rachunkowego, przedsiębiorca płaci z góry ustalone miesięczne wynagrodzenie lub też rozlicza się w innym systemie np. „stawka za każdą fakturę”. Rola przedsiębiorcy ogranicza się wtedy jedynie do terminowego przekazywania do biura rachunkowego faktur oraz innych dokumentów podlegających księgowaniu. Korzystanie z usługowego prowadzenia księgowości, pomimo pełnego profesjonalizmu, ma jednak pewne wady. Usługi takich biur prowadzone są zwykle dla kilkudziesięciu firm, z dużym obciążeniem czasowym dla pracujących tam księgowych. Osoby te nie zawsze będą miały czas na to, aby w dogodnym dla nas momencie przekazać potrzebne informacje, czy sporządzić wymaganą akurat przez bank analizę. Trudno się temu dziwić, skoro pracownik biura musi co miesiąc „wklepać” do systemu księgowego tysiące dokumentów i na czas dostarczyć do urzędu skarbowego i ZUS-u sporządzone deklaracje.
Jeżeli prowadzenie działalności handlowej wymaga od przedsiębiorcy szybkiego podejmowania decyzji, np. w zakresie zakupu towarów, terminowości regulowania zobowiązań wobec dostawców - powinien rozważyć zakup odpowiedniego oprogramowania np. systemu sprzedaży i gospodarki magazynowej. Księgowość w tym wypadku w dalszym ciągu może być prowadzona przez biuro rachunkowe.
Jeżeli jednak możemy sobie pozwolić na zatrudnienie księgowej, warto zastanowić się nad kupnem zintegrowanego systemu informatycznego, tzw. pakietu oprogramowania dla małych firm. Programy te są zwykle bardzo przyjazne dla użytkownika i wymagają od niego jedynie minimum wiedzy z zakresu informatyki.
O to czym są pakiety oprogramowania dla małych firm oraz na czym polega integracja poszczególnych elementów pakietu oprogramowania - zapytaliśmy przedstawicieli firm informatycznych.
- Integracja poszczególnych modułów systemu zintegrowanego polega na doskonałej współpracy niezależnych aplikacji - informuje Jarosława Wojnowska z firmy dGCS. W naszym systemie pracują następujące moduły: Magazyn 2M, KPiR (księga przychodów i rozchodów), e-sklep. Działanie systemu przebiega następująco: przy wystawieniu faktury sprzedażowej, dokument zostaje automatycznie zaksięgowany w KPiR, analogicznie dzieje się przy dodawaniu innych dokumentów, czy kontrahentów. Rozwiązaniem wykorzystującym najnowsze możliwości jest współpraca z e-sklepem, który umożliwia tworzenie własnego marketu wirtualnego.
- Według Jacka Pawełka z Biura Informatyki Stosowanej FORMAT - integracja pakietów dla małych firm może zachodzić w dwóch przypadkach. W pierwszym - jest to integracja produktów tego samego producenta. Klient nabywając taki produkt ma zapewnione, że w miarę jego modyfikowania (nabycie nowych elementów systemu) czy też rozbudowy (rozwój firmy), współpraca programu będzie należyta i raz zapisane dane będą prawidłowo wykorzystane w innych modułach oprogramowania. W drugim przypadku producent oprogramowania umożliwia migrację danych z innych programów do swoich aplikacji.
W tym wypadku musi dojść do współpracy producentów w celu ujednolicenia formatów i zakresów przekazywanych danych.
Korzyści zakupu zintegrowanego pakietu oprogramowania dla małej firmy.
- Zintegrowany system pozwala na jednokrotne wprowadzanie dokumentów, każdy dokument wystarczy raz dodać do systemu, w dowolnym module, a system automatycznie zapisze go we wszystkich aplikacjach. Jednocześnie będzie niemal natychmiast dostępny podgląd dokumentu w innych modułach. Takie rozwiązanie oszczędza czas, a także zmniejsza ryzyko pomyłki. Podobnie jest z definiowaniem słowników: kontrahentów, rabatów, definicjami usług i towarów. Ogromną korzyścią dla klienta jest to, że wydaje pieniądze tylko raz, otrzymując jednocześnie wszystko, czego potrzebuje do prowadzenia firmy. System umożliwia użytkownikowi wystawienie wszelkich potrzebnych druków, bez konieczności radzenia się biura rachunkowego, czy poszukiwania wzoru w Internecie. Często problemem dla właścicieli małych firm jest obliczanie danych do zeznania podatkowego. Jeśli użytkownik prowadzi KPiR w programie, może automatycznie wygenerować gotową, wypełnioną deklarację, podpisać i zanieść do US. System zintegrowany pozwala też kontrolować należności poszczególnych kontrahentów i informować użytkownika na bieżąco o ich zaległościach. W naszym systemie jest to rozwiązane przez wykorzystanie Internetu i telefonii komórkowej - zapewnia Jarosława Wojnowska z firmy dGCS. Po odpowiednich ustawieniach w konfiguracji, program automatycznie wysyła alarm w postaci e-mail bądź sms, do odpowiedniej osoby. Alarm może dotyczyć niskich stanów magazynowych, bądź przekroczenia zadłużenia kontrahenta. Zaletą systemu zintegrowanego jest także jego wszechstronność. Mała firma, która nie wystawia dużej ilości dokumentów, może używać drukarki atramentowej, co pozwala obniżyć koszty zakupu sprzętu. Najważniejsza korzyść dla małej firmy, płynąca z użytkowania systemu zintegrowanego, to poczucie komfortu. Podczas rozwoju firmy, gotowy system będzie w stanie obsłużyć wszystkie nowe wyzwania, jakie przed nią staną - dodaje.
- Zaletą zintegrowanego pakietu oprogramowania jest przede wszystkim spójności rozwiązań w rozumieniu obsługi i powiązań pomiędzy aplikacjami. Mają one podobny interfejs oraz system danych. Całość wyposażona jest w liczne mechanizmy automatyzujące wielokrotnie wykonywane czynności - podkreśla również Jacek Pawełek z Biura FORMAT. Możliwe jest przenoszenie danych pomiędzy aplikacjami. System zintegrowany łatwiej pozwala na wymienność stanowisk kadry obsługującej. Mniejsze są też koszty wdrożenia. Należy jednak zwrócić uwagę, czy wszystkie elementy danego pakietu zintegrowanego są jednakowo dobre. Może się bowiem okazać, że bardziej korzystny będzie zakup oddzielnych ale zaawansowanych programów u różnych producentów.
Pakiet minimalny, Pakiet pełny
- Do zestawu minimalnego należy program, który umożliwia naliczanie i wystawianie faktur - (tzw. Fakturowanie), połączony z KPiR - mówi Jarosława Wojnowska z firmy dGCS. W zestawie pełnym powinien znaleźć się program magazynowy, KPiR (lub zależnie od charakteru działalności finansowo - księgowy), program płacowy i (zależnie od potrzeb) e-sklep. Firma dGCS S.A. wprowadziła na rynek wieloplatformowy, dynamiczny i nowoczesny system informatyczny „Magazyn 2M” przeznaczony dla średnich i małych przedsiębiorstw. Jest to kompletne rozwiązanie wspierające procesy sprzedaż i obsługę kontrahentów
w firmie o dowolnym profilu działalności. Zadaniem programu Magazyn 2M jest łatwe i sprawne prowadzenie firmy w zakresie sprzedaży i gospodarki materiałowej. Program umożliwia wystawianie dokumentów: magazynowych, wydania i zakupu towaru, usług oraz pozostałych formularzy niezbędnych podczas prowadzenia przedsiębiorstwa. Prowadzi ich pełną kontrolę oraz archiwizację w celu sporządzania wszelkich raportów i analiz.
- Niezbędnym minimum w pakiecie oprogramowania dla małych firm jest moduł księgowy oraz moduł płacowy - twierdzi Jacek Pawełek z Biura FORMAT. Te z kolei mogą być bardziej rozbudowane o funkcje ułatwiające codzienne prace biurowe, rozliczenia z fiskusem i ZUS-em, oraz analizy ekonomiczne. Kolejne przydatne oprogramowanie zależne jest od charakteru prowadzonej działalności i będzie to albo program do obsługi obrotu magazynowego lub produkcji, albo np. do obsługi biura turystycznego lub gabinetu medycznego. Inżynierowie będą używać programów wspomagających projektowanie (CAD), a graficy komputerowi programów specyficznych dla swojej branży. Przy dużej ilości klientów, przydatny będzie program do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Bardzo korzystnym rozwiązaniem dla małych firm może być „Super Księga Podatkowa” - program księgowo-podatkowy z modułem płacowym, rozliczeniami ZUS-u oraz Fakturowaniem. Program jest odpowiedni zarówno dla tych firm, które prowadzą Podatkową Księga Przychodów i Rozchodów, jak i dla tych, które obejmuje Ryczałt Ewidencjonowany.
Jeżeli prowadzenie działalności handlowej wymaga od przedsiębiorcy szybkiego podejmowania decyzji, np. w zakresie zakupu towarów, terminowości regulowania zobowiązań wobec dostawców - powinien rozważyć zakup odpowiedniego oprogramowania np. systemu sprzedaży i gospodarki magazynowej. Księgowość w tym wypadku w dalszym ciągu może być prowadzona przez biuro rachunkowe.
Jeżeli jednak możemy sobie pozwolić na zatrudnienie księgowej, warto zastanowić się nad kupnem zintegrowanego systemu informatycznego, tzw. pakietu oprogramowania dla małych firm. Programy te są zwykle bardzo przyjazne dla użytkownika i wymagają od niego jedynie minimum wiedzy z zakresu informatyki.
O to czym są pakiety oprogramowania dla małych firm oraz na czym polega integracja poszczególnych elementów pakietu oprogramowania - zapytaliśmy przedstawicieli firm informatycznych.
- Integracja poszczególnych modułów systemu zintegrowanego polega na doskonałej współpracy niezależnych aplikacji - informuje Jarosława Wojnowska z firmy dGCS. W naszym systemie pracują następujące moduły: Magazyn 2M, KPiR (księga przychodów i rozchodów), e-sklep. Działanie systemu przebiega następująco: przy wystawieniu faktury sprzedażowej, dokument zostaje automatycznie zaksięgowany w KPiR, analogicznie dzieje się przy dodawaniu innych dokumentów, czy kontrahentów. Rozwiązaniem wykorzystującym najnowsze możliwości jest współpraca z e-sklepem, który umożliwia tworzenie własnego marketu wirtualnego.
- Według Jacka Pawełka z Biura Informatyki Stosowanej FORMAT - integracja pakietów dla małych firm może zachodzić w dwóch przypadkach. W pierwszym - jest to integracja produktów tego samego producenta. Klient nabywając taki produkt ma zapewnione, że w miarę jego modyfikowania (nabycie nowych elementów systemu) czy też rozbudowy (rozwój firmy), współpraca programu będzie należyta i raz zapisane dane będą prawidłowo wykorzystane w innych modułach oprogramowania. W drugim przypadku producent oprogramowania umożliwia migrację danych z innych programów do swoich aplikacji.
W tym wypadku musi dojść do współpracy producentów w celu ujednolicenia formatów i zakresów przekazywanych danych.
Korzyści zakupu zintegrowanego pakietu oprogramowania dla małej firmy.
- Zintegrowany system pozwala na jednokrotne wprowadzanie dokumentów, każdy dokument wystarczy raz dodać do systemu, w dowolnym module, a system automatycznie zapisze go we wszystkich aplikacjach. Jednocześnie będzie niemal natychmiast dostępny podgląd dokumentu w innych modułach. Takie rozwiązanie oszczędza czas, a także zmniejsza ryzyko pomyłki. Podobnie jest z definiowaniem słowników: kontrahentów, rabatów, definicjami usług i towarów. Ogromną korzyścią dla klienta jest to, że wydaje pieniądze tylko raz, otrzymując jednocześnie wszystko, czego potrzebuje do prowadzenia firmy. System umożliwia użytkownikowi wystawienie wszelkich potrzebnych druków, bez konieczności radzenia się biura rachunkowego, czy poszukiwania wzoru w Internecie. Często problemem dla właścicieli małych firm jest obliczanie danych do zeznania podatkowego. Jeśli użytkownik prowadzi KPiR w programie, może automatycznie wygenerować gotową, wypełnioną deklarację, podpisać i zanieść do US. System zintegrowany pozwala też kontrolować należności poszczególnych kontrahentów i informować użytkownika na bieżąco o ich zaległościach. W naszym systemie jest to rozwiązane przez wykorzystanie Internetu i telefonii komórkowej - zapewnia Jarosława Wojnowska z firmy dGCS. Po odpowiednich ustawieniach w konfiguracji, program automatycznie wysyła alarm w postaci e-mail bądź sms, do odpowiedniej osoby. Alarm może dotyczyć niskich stanów magazynowych, bądź przekroczenia zadłużenia kontrahenta. Zaletą systemu zintegrowanego jest także jego wszechstronność. Mała firma, która nie wystawia dużej ilości dokumentów, może używać drukarki atramentowej, co pozwala obniżyć koszty zakupu sprzętu. Najważniejsza korzyść dla małej firmy, płynąca z użytkowania systemu zintegrowanego, to poczucie komfortu. Podczas rozwoju firmy, gotowy system będzie w stanie obsłużyć wszystkie nowe wyzwania, jakie przed nią staną - dodaje.
- Zaletą zintegrowanego pakietu oprogramowania jest przede wszystkim spójności rozwiązań w rozumieniu obsługi i powiązań pomiędzy aplikacjami. Mają one podobny interfejs oraz system danych. Całość wyposażona jest w liczne mechanizmy automatyzujące wielokrotnie wykonywane czynności - podkreśla również Jacek Pawełek z Biura FORMAT. Możliwe jest przenoszenie danych pomiędzy aplikacjami. System zintegrowany łatwiej pozwala na wymienność stanowisk kadry obsługującej. Mniejsze są też koszty wdrożenia. Należy jednak zwrócić uwagę, czy wszystkie elementy danego pakietu zintegrowanego są jednakowo dobre. Może się bowiem okazać, że bardziej korzystny będzie zakup oddzielnych ale zaawansowanych programów u różnych producentów.
Pakiet minimalny, Pakiet pełny
- Do zestawu minimalnego należy program, który umożliwia naliczanie i wystawianie faktur - (tzw. Fakturowanie), połączony z KPiR - mówi Jarosława Wojnowska z firmy dGCS. W zestawie pełnym powinien znaleźć się program magazynowy, KPiR (lub zależnie od charakteru działalności finansowo - księgowy), program płacowy i (zależnie od potrzeb) e-sklep. Firma dGCS S.A. wprowadziła na rynek wieloplatformowy, dynamiczny i nowoczesny system informatyczny „Magazyn 2M” przeznaczony dla średnich i małych przedsiębiorstw. Jest to kompletne rozwiązanie wspierające procesy sprzedaż i obsługę kontrahentów
w firmie o dowolnym profilu działalności. Zadaniem programu Magazyn 2M jest łatwe i sprawne prowadzenie firmy w zakresie sprzedaży i gospodarki materiałowej. Program umożliwia wystawianie dokumentów: magazynowych, wydania i zakupu towaru, usług oraz pozostałych formularzy niezbędnych podczas prowadzenia przedsiębiorstwa. Prowadzi ich pełną kontrolę oraz archiwizację w celu sporządzania wszelkich raportów i analiz.
- Niezbędnym minimum w pakiecie oprogramowania dla małych firm jest moduł księgowy oraz moduł płacowy - twierdzi Jacek Pawełek z Biura FORMAT. Te z kolei mogą być bardziej rozbudowane o funkcje ułatwiające codzienne prace biurowe, rozliczenia z fiskusem i ZUS-em, oraz analizy ekonomiczne. Kolejne przydatne oprogramowanie zależne jest od charakteru prowadzonej działalności i będzie to albo program do obsługi obrotu magazynowego lub produkcji, albo np. do obsługi biura turystycznego lub gabinetu medycznego. Inżynierowie będą używać programów wspomagających projektowanie (CAD), a graficy komputerowi programów specyficznych dla swojej branży. Przy dużej ilości klientów, przydatny będzie program do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Bardzo korzystnym rozwiązaniem dla małych firm może być „Super Księga Podatkowa” - program księgowo-podatkowy z modułem płacowym, rozliczeniami ZUS-u oraz Fakturowaniem. Program jest odpowiedni zarówno dla tych firm, które prowadzą Podatkową Księga Przychodów i Rozchodów, jak i dla tych, które obejmuje Ryczałt Ewidencjonowany.
